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Service- & Wartungskonzept

Wie die Zusammenarbeit mit WerkConnect aussieht

WerkConnect versteht sich als externe IT-Abteilung für Organisationen, deren Kerngeschäft nicht die IT ist – die aber auf zuverlässige Systeme angewiesen sind. Damit Sie wissen, womit Sie rechnen können, ist das Vorgehen bewusst klar strukturiert.

Ziel ist ein IT-Betrieb, der planbar, nachvollziehbar und gut dokumentiert ist – ohne unnötige Komplexität für Ihre Mitarbeitenden.

1. Einstieg: Bestandsaufnahme & Orientierung

Am Anfang steht kein großes Projekt, sondern ein strukturiertes Kennenlernen Ihrer IT-Umgebung. Dazu gehört eine Bestandsaufnahme von Standorten, Systemen, Verträgen und Abläufen.

1
Ist-Analyse
Erfassung der vorhandenen IT-Struktur: Standorte, Server, Clients, Netzwerk, Internetanschlüsse, Telefonie, wichtige Anwendungen und Schnittstellen.
2
Gespräche mit Verantwortlichen
Austausch mit Geschäftsführung, Leitung und ggf. Schlüsselanwendern: Wo drückt der Schuh? Welche Themen sind kritisch, welche „nur“ störend?
3
Prioritäten & Fahrplan
Ableitung eines realistischen Plans: schnelle Maßnahmen zur Entlastung, mittelfristige Verbesserungen und langfristige Ziele.

2. Laufender IT-Betrieb & Support

Für den laufenden Betrieb ist wichtig, dass Störungen und Änderungswünsche nicht „verloren gehen“. Deshalb erfolgt die Bearbeitung zentral über das Ticketportal.

Ticketbasiertes Arbeiten

  • Alle Anfragen werden im Ticketportal erfasst und erhalten eine Vorgangsnummer.
  • Sie behalten den Überblick über Status, Rückfragen und Lösungen.
  • Priorisierung nach Dringlichkeit und Auswirkung auf den Betrieb.
  • Transparente Kommunikation – auch im Nachhinein nachvollziehbar.

Regelbetrieb

  • Unterstützung von Mitarbeitenden bei täglichen IT-Fragen.
  • Bearbeitung von Störungen (Arbeitsplätze, Drucker, Anwendungen, Netzwerk).
  • Begleitung bei Nutzerwechseln, Austritten und neuen Standorten.
  • Abstimmung mit Internet-, Telefon- und anderen Dienstleistern.

Störungen können jederzeit über das Ticketportal gemeldet werden; die Bearbeitung erfolgt in der Regel zu den vereinbarten Servicezeiten.

Ticket im Ticketportal erstellen

3. Wartung, Updates & Proaktivität

Ein Teil der Arbeit findet idealerweise statt, bevor es zu Störungen kommt. Dazu gehören planbare Wartungsfenster, Updates und regelmäßige Überprüfungen.

Geplante Wartung

  • Regelmäßige Updates von Servern, Systemen und Anwendungen (im vereinbarten Rahmen).
  • Kontrolle von Backup-Läufen und grundlegenden Sicherheitsmechanismen.
  • Dokumentation von Änderungen, damit der Zustand der Umgebung nachvollziehbar bleibt.

Proaktive Empfehlungen

  • Hinweise auf absehbare Engpässe (Speicher, Performance, Lizenzen).
  • Empfehlungen zu Hardware- und Softwareerneuerungen.
  • Anpassung des Sicherheitsniveaus an aktuelle Risiken.

4. Rollen, Zuständigkeiten & Kommunikation

Gerade in Organisationen mit mehreren Standorten ist wichtig, dass klar ist, wer in welchem Fall zuständig ist. WerkConnect übernimmt dabei typische Aufgaben einer internen IT-Stelle.

  • Fester Ansprechpartner: Sie haben eine Person, die Ihre Umgebung kennt und Entscheidungen einordnen kann.
  • Klare Prozesse: Wer meldet Störungen, wer gibt Projekte frei, wer entscheidet über Investitionen?
  • Dokumentation: Systeme, Standorte, Verträge und Zuständigkeiten werden strukturiert festgehalten – im vereinbarten Umfang.
  • Regelmäßige Abstimmung: Auf Wunsch können kurze Jour Fixe oder Abstimmungstermine eingerichtet werden.

5. Projekte & Weiterentwicklung

Neben dem laufenden Betrieb ergeben sich oft Projekte: neue Standorte, Softwarewechsel, Modernisierung von Servern oder der Aufbau neuer Weblösungen.

Je nach Umfang werden solche Themen als eigenständige Projekte behandelt – mit klaren Zielen, Zeitplan und Kostenrahmen. So behalten Sie die Kontrolle über Aufwand und Nutzen.

  • Projektplanung gemeinsam mit Leitung oder Geschäftsführung.
  • Koordination mit Herstellern, Dienstleistern und internen Stellen.
  • Begleitung von Tests, Schulungen und Übergabe in den Regelbetrieb.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie prüfen möchten, ob dieses Service- & Wartungskonzept zu Ihrer Organisation passt, können Sie sich jederzeit unverbindlich melden. Im nächsten Schritt klären wir Umfang, mögliche Prioritäten und die nächsten sinnvollen Schritte.

WerkConnect Berlin
IT-Dienstleistungen
Tel.: 030 367 469 74
E-Mail: support@werkconnect.com

Weitere Beispiele finden Sie unter Referenzen & Praxisbeispiele.

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